Tool ufficio stampa: lavorare ovunque in modo professionale

Chi lavora in un’agenzia di pubbliche relazioni degna di questo nome passa sicuramente più tempo fuori ufficio che seduto alla sua scrivania: riunioni con i clienti, incontri con i giornalisti, site inspection, corsi di aggiornamento ed eventi di settore… svolgere attività di ufficio stampa nel 2019 vuol dire lavorare in mobilità!
Se si lavora, come nel nostro caso, in un ufficio stampa con più figure specializzate e numerosi clienti, questo significa anche dover gestire e coordinare più risorse e attività contemporaneamente. Come fare quindi per avere tutto sotto controllo?

Un buon consiglio per ogni addetto stampa è quello di avvalersi di alcuni aiuti tecnologici, che possono semplificare molte delle attività quotidiane; esistono numerosi tool e app, gratuiti o freemium, che meritano di entrare nel kit del bravo pr. Te ne suggeriamo alcuni, tra quelli che utilizziamo di più in ABG PR:

• TEAMUP: chi fa cosa, dove e quando. Non parliamo delle 5 W del giornalismo classico, ma di un comodissimo calendario condiviso, con cui un gruppo di lavoro può pianificare e organizzare al meglio le attività del periodo, senza rischiare la sovrapposizione di appuntamenti e impegni. Si accede con un link, senza bisogno di creare account, e grazie a un’interfaccia semplicissima è possibile modificare il calendario in tempo reale, in modo che tutti abbiano sempre il quadro aggiornato. Manna dal cielo per un buon ufficio stampa!
• TRELLO: interi progetti in una casella. Forse una sola casella è esagerato, ma questo task manager, gratuito e accessibile da ogni dispositivo, permette di organizzare con flessibilità qualsiasi piano di lavoro, per condividerlo con il proprio team o magari con il cliente. Trello consente di racchiudere tutto quello che è necessario sapere su un progetto in una o più bacheche condivise, in cui è possibile inserire commenti, allegare file, creare checklist e stabilire scadenze. Arma segreta per un’agenzia di pubbliche relazioni.
• DROPBOX BUSINESS: archiviare prima per risparmiare poi. Tutti gli strumenti consigliati finora per il lavoro di ufficio stampa hanno come punto di forza quello di permetterti di avere sotto controllo, sempre e ovunque, i flussi di lavoro del team; lo step in più di Dropbox è quello di aiutarti a non perdere nessun documento, precedentemente salvato in questo utilissimo archivio digitale. Dimentica le ricerche disperate scorrendo la cronologia delle email, alla ricerca di una foto o di una bozza di comunicato: tutto è accessibile, in un attimo, con questo servizio di file hosting. L’app più utile per un ufficio stampa… dopo la nostra app personalizzata per la rassegna, ovviamente!
• CANVA: il tocco grafico in più. Se un’immagine vale quanto mille parole, allora anche per i pr è fondamentale conoscere almeno un tool di graphic design che, all’occorrenza, serva per migliorare o modificare una foto o una grafica. Canva offre un set sterminato di layout preimpostati per documenti grafici di vario genere (dalla presentazione al biglietto da visita, fino ai post ottimizzati per i diversi social network), consentendo con semplicità tutte le azioni basiche di un software di grafica, come l’inserimento di testi o la correzione dei colori attraverso un sistema drag & drop. Perché in questo lavoro conta non farsi mai trovare impreparati!