Comunicato Stampa: le regole del rilascio perfetto

Il Comunicato Stampa è, insieme alle media relations, la materia di cui è fatto l’Ufficio Stampa, il cuore pulsante che anima corpo e mente di un vero addetto stampa, il sole intorno a cui ruota la reputazione del cliente.

La sensazione che si prova schiacciando il tasto “invia” della mail è probabilmente identica, con le dovute proporzioni, a quello che prova il Presidente degli Stati Uniti nella stanza dei bottoni.
A differenza del delitto, il rilascio perfetto è quello che ci auguriamo lasci più tracce in giro e crei risultati in evidenza sull’argomento del comunicato. Ma quando la funzione “invio” si attiva, è tardi per ripensamenti e modifiche. Per questo motivo è preferibile prestare particolare attenzione a tanti aspetti per poter essere certi di eseguire “il rilascio perfetto”.

1. La media list: bisogna assicurarsi che i nominativi e le testate inserite nell’elenco siano in linea con gli obiettivi da raggiungere. Alcune macrocategorie (economia, lifestyle, tecnologia) sono talmente generiche da poter abbracciare contatti di ogni genere, ma è probabile che se state rilasciando un comunicato economico su un’azienda quotata in borsa, il portale che parla di come risparmiare in casa non sia interessato al vostro allegato.
CONSIGLIO: Depurare le vostre liste più volte, aggiornando informazioni sui recapiti, sulle nuove redazioni o quelle che hanno chiuso i battenti… e soprattutto creare liste differenti per i diversi settori di mercato, da avere sempre pronte per un rilascio lampo!

2. Il messaggio: catturare l’attenzione è difficile. Scegliete come oggetto della mail una frase che centri subito il focus del comunicato ma che incuriosisca e non assomigli a una formula inflazionata (potete immaginare quante mail ricevono ogni giorno i giornalisti?); riflettete anche sulla lunghezza del testo: il fatto che il titolo sia completamente leggibile da qualsiasi device si utilizzi può fare la differenza tra “leggi subito” e “cestina”.
CONSIGLIO: curate al massimo anche il corpo della mail a cui allegare il comunicato. Prestate attenzione ai refusi, scegliete il tono migliore per il messaggio e, dove possibile, preparate degli invii personalizzati per i contatti stampa amici o quelli sui quali volete far colpo.

3. Il momento dell’invio: il tempismo, mai come in questo caso, è tutto! Affinché il comunicato venga ricevuto e letto il prima possibile bisogna tener conto dei ritmi lavorativi dei media: il lunedì e il venerdì solitamente sono giorni out, per via delle riunioni di redazione; se volete che la vostra news sia ripresa da agenzie stampa o inserita in una newsletter, è preferibile non inviare dopo le 17:00 del pomeriggio.
CONSIGLIO: inutile sottolineare che quotidiani, settimanali, mensili e testate online hanno tutti cicli di lavoro diversi. Se stavate pensando di inviare alle riviste femminili il vostro comunicato sull’accessorio perfetto per il Natale, sappiate che forse è già tardi! Pianificate per tempo il vostro calendario per l’invio.

Ultima regola per il rilascio perfetto di un comunicato stampa? Non seguire regole! O meglio, fatelo, ma ricordate che il mondo della comunicazione è in continuo cambiamento e così il mondo del giornalismo e delle pubbliche relazioni. I Social Network rendono tutto più veloce, fluido e deregolamentato, bisogna tenerne conto!
Il vero suggerimento è studiare sempre le evoluzioni del settore, aggiornarsi sul panorama media e catturarne dinamiche e trend, aggiungendo a tutto ciò professionalità e attenzione ai propri clienti.
Noi ad Alessia Bianchi Group facciamo così e questi sono alcuni dei risultati raggiunti negli ultimi mesi: https://www.agenziaufficiostampa.com/articoli-ufficio-stampa/