Conferenza stampa, sì ma perché?

Un punto di partenza importante

Sappiamo cosa è una conferenza stampa, ovvero un evento informativo di carattere straordinario rivolto ai media e organizzato da un ente, un’azienda, un’organizzazione. Altrettanto bene sappiamo quanto sia difficile far spostare i giornalisti dalle rispettive redazioni. Prima di chiedersi, quindi, come organizzare una conferenza stampa, sarebbe preferibile domandarsi se è necessario organizzare un evento dedicato alla stampa e perché. I giornalisti partecipano alle conferenze stampa solo per avere notizie esclusive, dichiarazioni altrimenti difficili da reperire, fare domande o richiedere approfondimenti di interesse.
Essendo un evento di carattere straordinario, la conferenza stampa va convocata solo se esiste una notizia di carattere altrettanto importante, straordinario, delicato che richieda un incontro e anche un confronto vis-à-vis per essere resa comprensibile e ‘masticata’ adeguatamente dai media. È questa la necessaria premessa affinché il proprio evento, a meno di non rappresentare una realtà di per sé nota e prestigiosa, e quindi attrattiva, si riveli un gigantesco flop.

Siamo proprio sicuri?

Sì, siamo proprio sicuri, la notizia c’è. Allora non resta altro da fare che pianificare in modo chiaro tutti i passaggi e gli elementi che riescano a rendere la conferenza stampa un positivo biglietto da visita per il brand e i suoi prodotti. Per definire quali elementi siano imprescindibili occorre partire dalle concrete necessità di un giornalista. Luogo e orario sono, quindi, fondamentali: occorre scegliere una location facilmente raggiungibile con i mezzi e possibilmente dotata di parcheggio. Non devono mancare tutte le strumentazioni necessarie: proiettore, schermo, microfoni, sedute a platea mobili o fisse, palco o tavolo dei relatori. Va riservato uno spazio accogliente per eventuali interviste o videointerviste riservate pre o post-evento. L’orario ideale per la convocazione sono circa le 11 del mattino, momento della giornata che dà il tempo necessario ai giornalisti dei cartacei di raccogliere le notizie e di prepararle per l’edizione del giorno successivo. I giornalisti invitati vanno adeguatamente selezionati e avvisati per tempo, verificando non ci siano altri eventi di rilievo concomitanti.

Coccolare i giornalisti

Il giorno dell’evento i giornalisti vanno accolti, la loro presenza registrata, insieme con eventuali necessità o richieste specifiche non avanzate prima. La conferenza deve essere breve e incisiva e lasciare spazio a domande e interviste. Ai giornalisti va consegnato un press kit preferibilmente sia in formato cartaceo che elettronico con comunicato stampa, immagini e qualsiasi altro documento (slide, brochure, schede di riepilogo etc) possa essere utile a comprendere la notizia. Non devono mancare un blocco per appunti e una penna.